アニーを活用し仕事の属人化を解消、テレワークでも活用しています
クライアント様にパートさんが貼り付いていた課題は解消されていきました。
私たちは創業80年、現在8名の税理士事務所です。
アニーは知り合いの企業様に紹介いただき知りました。
私たちのクライアント様にパートさんが貼り付いていたのですが、その属人化をなくしたいという取り組みがあったのです。
当初は動画のマニュアルも検討したんですが、結果的にチェックリストを選んでよかったと思います。
操作面が慣れないところもありましたが、導入支援にきてもらって「なるほど」とわかってからは凄く活用ができています。
細かく色々設定ができるのでとても良いと思いました。やり方さえマスターすれば、融通も利くので良いと思います。
導入支援からの手ほどきがなければ、ここまで進んでいなかったかなと思いますね。
１つチェックリストの型を作ってしまえば、それをコピーして他のチェックリストも作成できるので、とてもやりやすいですね。
毎月、全てのクライアント様の月次決算の処理で使っています。
例えば、資料の預かり、会計処理、月次決算報告書の製本など。
クライアント様ごとにチェックリストを作成しております。全ての作業の流れはほぼ一緒ですが、クライアント様ごと作業の違いがある点に加筆修正しています。
そうすることで、クライアント様にパートさんが貼り付いていた課題は解消されていきました。
年に1回のクライアント様の決算時期に、今まで利用しているアニーは、担当者・パートで見直しています。
日頃より、処理に変更があった際は、その都度アニーの変更はするようにしていますが、うっかり忘れていた変更点等も、この決算時期の見直しで、取りこぼすことなく、常に最新版のアニーを使用する事ができています。
他には、戸締りもアニーを使っています。
iPadで開いて手元で見ながら戸締り作業を行います。新人さんでも1回やれば次の日からみんな完璧に正しい戸締りができますね。
同じ間違いを何回も注意することがなくなりました。
新入社員も初日からチェックリストを活用
はい。
教育のマニュアルやオリエンテーションの内容も全てアニーの中に入れて行っているため、新入社員に伝え漏れがないようにしています。
新入社員は入社したら「新人研修のチェックリスト」を見ながら、自分の入社手続きの書類を印刷したり、サインを書いたり進められるようにしています。
もちろん管理者もWチェックできるようにしており、すべて完了したら所長に報告が上がるようにしています。
また、新人オリエンテーションのアニー、例えば有給の申請方法や、仕事で使うシステムの操作方法なども、アニーにしてチェックしています。補足は動画を作成し、アニーからリンクで飛べるようにしています。
あとは理念研修であったり、会社のミッションなども新人さんに教え漏れがないようにしています。
新人のトリプルチェックで、
メンター：教えたらチェック
新人：理解したと思ったらチェック
管理者：最終できてるかチェック
の3段階でチェックし、そこで研修が完了としています。
一番の変化は、教え漏れがないことですね。
今まではどこまで教えてるのか、わからなくなってしまうことがありましたね。
在宅勤務でもアニーを活用しています
在宅勤務にも取り組まれているとお伺いしました
はい、正社員でもパートでも事情があって家を出られない場合に、テレワークでも働けますよという雇用方法を持っています。
元々テレワークの整備をしていましたが、感染症の問題で小学校が休校になったときに、それが一気に加速しました。
例えば、連絡はチャットシステム、データの保存先はクラウド上にしており、そして、業務マニュアルにはアニーを見てやってもらっています。
テレワークでも自宅で処理が進められるので、オフィスに出社したときと変わらないですね。
業務が止まらず、場所が違うだけでまさにいつもと変わらない状態です。
あるとき、お客様と現在の会計処理の流れをを見直そうというミーティングになりましたが、その会社の入力作業者がテレワーク中でオフィスにいなかったんです。
しかし、オフィスにいるメンバーでアニーをみて詳細をすぐ把握することができました。
動画もあったので。ミーティングが円滑に進みましたね。
もしアニーがなかったら、テレワークのその人に連絡して、詳細を聞いてと時間がかかるところでした。
このような経理改革ができてきています。
またエクセルで元々チェックリストがあったのですが、担当者ごとに表現がバラバラでしたね。
でもアニーだと型を作ってそれをベースに作成ができますので。
あと動画を貼れるのがよいですね。新人さんが分からなくてもそこで一時停止して、動画をみて次に進められるようになりました。
新人さんにもお話を聞きました
私は入社3か月です。前職でも会計事務のお仕事をしておりました。
主に、月次処理や決算の補助や、総務のお仕事をしています。
アニーを使って仕事をすることで分かりやすいですし
他の人に聞かなくても、分からないことはアニーを見ながら作業が進められますね。
前の会社は、1クライアントについて1人が全部やっていたのですが、IKJでは作業分担して行っています。
1クライアントについての段階でアニーがあると、お客様ごとのルールが明確で分かりやすいですね。
初めての仕事が振られても、まずアニーを見ればよいという安心感があります。
別の業界から入社された方にお話を聞きました
私は異業種からIKJに転職しましたので、仕事内容の１つ１つが初めて経験することですし、使ったことのないソフトに慣れないことも多かったです。
アニーはまず入社書類のチェックや、戸締りで使用しましたね。
入社書類が一覧になってて「このようにまとめているんだ」と理解できました。
専門的な業務に入っていくのに、まずアニーがあり、そこに動画リンクもついているので、
口頭で教わったあとに2回目はアニーを見ながら進める形で仕事を覚えていっています。
自分1人でお仕事が完結できる喜び、感動がありますね。
アニーがもしなかったら、習得までにもっと時間がかかっていたと思います。
つまづきやすいところで、ミスが頻発していたかもしれません。
アニーがあって良かったですね。
これからも慣れない業務にあたることがありますが、タブレットでアニーを隣において作業ができると思うと、安心感を持って仕事ができると思います。
導入決定し、本格に動いてから３，４か月で使えているという状態に整えられました。
パートさんも「これを使えば仕事ができますね」と自ら積極的にマニュアルを作ってくれましたね。
1回作ってしまえば、新人さんに教えるのも楽だし、それに気づいたので自発的に動いてもらえるようになりました。
新人さんは、解らない事だらけで、 解らないけど何度も聞いたら、迷惑かな・・。 と、曖昧な業務認識のまま仕事を進めてしまい あの処理は大丈夫だったのかと不安が消えない。
という悩み。最終チェックをする従業員が 目を通して、訂正処理もしているので、 心配する必要はないのすが・・。 自分できちんとした処理ができない事が 心配なようでした。
とはいえ、先輩従業員側も、何度も質問をされると 自分の仕事を中断せざるを得ないので その日に期限の仕事が終わらない・・。 という悪循環がありましたが、 アニーができてからは そのような事もなくなりましたね。 社内の雰囲気も良くなったように思います。
今後は、アニーは一回作って終わりではなく、それを常に変えていきブラッシュアップしていこうと思います。
そして今までは事務側のアニーがメインでしたが、コンサルティングや営業のアニーも増やしていきたいなと考えており、より幅広い業務で活用していきたいです。
