アニーを修正することで、事細かにチャットやメールで全体に周知することもなくなりました。
専任担当者が不在になると、作業が停滞してしまう
当事務所は、若く熱意のあるクライアントが多いです。私たちは開業を目指す起業家の会社設立から、会社経営に必要な税務会計業務まで、すべてに携わらせて頂いております。創業間もないころは、集客や営業が第一。帳簿付けや税金のことまで手がまわらないものです。時間のとられがちな会社設立手続きや税務業務を請け負う事ができますので、クライアント様は、顧客獲得に集中していただけます。
会社設立から携わることで信頼・信用の元、継続的に支援させて頂いているクライアントが多いという印象です。
職員はパート含めて20名弱です。成長過程の中、より働きやすい環境にするために改革をすすめるなかで、社内体制も少しずつ変化があり、新しく入社した職員もストレスなく活き活きと働きやすい環境になっています。
事務所内の悩み事や不安要素はどのようなものがありましたか。
とにかく人ありきでした。専任担当者ごとにクライアント情報や作業手順が異なっており、担当者が不在の際に作業が停滞してしまうことがありました。
職員が数人だった時代は、担当にクライアントの対応から作業まで一任が出来ていましたが、退職等で引継ぎが必要になった際に問題がおこることもしばしば。引継ぎには数ヶ月とっているのですが、引継ぎが終わった後に不十分だと感じることがありました。「書いてあるから分かるだろう」と思っていましたが表現方法や手順が統一されていないという問題点が浮かびました。
クライアントを引き継がれる側が、前任者がどのような事をチェックし、どのような手順で作業を進めているかを確認するのが負担でした。対応を重ねるごとに不十分な点が見つかることも。
クライアントに再度お伺いしてお手間をかけてしまうことがありました。
このような教訓から、「引き継ぎのたびに過去の履歴を全て見返していくことはすぐには出来ないし、手間暇がかかってしまう。これからのことを考えよう。」と気持ちを切り替えました。日々の作業工程、クライアントとの約束事を少しずつ記録していくのは必要で手間にはなりませんし、同じような苦しみを味わいたくなかったです。
これで合っているのかな？と言う不安が無くなり、安心して仕事を進められています
導入当初は、少数のスタッフと限られたクライアントから進めていきました。会計処理の手順確認と入力チェックを主に作成し、問題なく進めることが出来ました。しかし、すべての職員に「皆さんアニーを使ってください」となった時に、「チェックリストを使用する手間を避けたい」という職員はいましたね。会計処理作業は、どのクライアントでも行う作業ですので、手順は違えど結論は同じです。そのため、チェックリストを作る必要もチェックする必要もないのでは？と知識のある職員からはそのような声も聞こえました。
パートの視点で言うのであるならば、チェックリストの上から順に作業を実施していくことで、「とりあえず月次の処理がもれなく終わる」という感覚があります。これで合っているのかな？と言う不安が無くなり、安心して仕事を進められています。
まずアニーを加筆修正するという流れが出来ました
アニーをご利用いただいて、効果を感じることはありますか。
作業手順の標準化や作業ルールを構築していくにあたり、新しい手順の追加や変更点が出てきます。その時は、まずアニーを加筆修正するという流れが出来ました。アニーを修正することで、事細かにチャットやメールで全体に周知することもなくなりました。また口頭での申し送りも少なくなっています。今までは、周知が不明瞭になる時があったのですが、今では「追加事項はアニーに書いてあるので、アニーを確認して手順通りチェック！」という形で作業を進めることができます。
とりあえずアニーに入れておけば、次回の作業実行者に申し伝えられるので、面倒なエビデンスが要らなくなりました。
細々としたことをチェックリストにして業務効率を向上していきたい
