Excelでの管理を行っていたのですが、形骸化してしまっていました
お客様を絶対に倒産させないという考え方のもと、特に中小企業の支援業務に力をいれています。税務、会計、利益計画、資金計画、金融サポートや、相続や事業承継まで幅広く業務させて頂いております。
会計事務所によっては記帳代行ではない領域で活躍されている事務所もありますが、私たちは記帳代行も積極的にお受けするというスタンスで中小企業支援をさせていただいている事務所です。お客様に親切、丁寧、親身に寄り添って、相談事や悩み事もお聞きしています。
設立は1993年で、もうすぐ30年を迎えます。職員は65名です。
アニー導入前のお悩みはどのようなものでしたか？
担当者や入力者によって手順がバラバラになるようなことがないように、業務の標準化を進めていきたいというのが事務所内での課題でした。
ルールとして標準的な進め方を定めてはいますが、記帳代行業務では顧問先様ごとでパターンが違うため、百社あれば百通りの手順書が必要になるためです。
また、データの入力方法や順番が人によってまちまちであったり、属人化していたりしているところもあり、そのあたりも改善したいと考えておりました。
2,3年前からExcelでの管理を行っていたのですが、管理が煩雑で、更新しているかもわからず、形骸化してしまっていたのも悩みでした。
属人化せずにチェックができるという点が響きました
そのような課題をお持ちの中、アニーはどのように知られましたか？
当時の責任者が会計事務所さんとマネーフォワードさんの合同ウェビナーに参加し、そこでアニーを見つけて社内に提案してくれました。ちょうどコロナ渦の真只中でしたので、関通さんにはリモートで操作説明などをしていただきましたが、それがあったことで「リモートでもやりとりができるのであれば、在宅のパートさんでも使えるね」となり、導入の方向で話が進んでいきました。
アニーを導入することをお聞きし、社内的にどのような反応がございましたか？
個人的な感想は、最初は画面がシンプルすぎるかなとも思ったのですが、余計な機能なく、みんながすぐに使えるほうがいいんじゃないのかなという考え方になりました。
社内の反応としては、全く予備知識なく今度こういうものが導入されますという状況だったので、みんな当初は「アニーってなんだろう？」という感じでした。マスタ（チェックリスト）を作るという話がもともとあり、「Excelのマスタとは何が違うのか？」「本当に必要なのか？」という話は出ていましたね。 ただ、導入当時、事務所内で製販分離が大きく動いていた時でしたので、属人化せずにチェックができるという点が響きました。まずルール作りから始めていったのですが、そういった整備があったことで、皆で新しい環境を作るという意識も生まれ、徐々に浸透していました。
アニーをメインで使用していくパートナーさん（入力スタッフ）たちも、最初はどう使ったらいいのだろうという感じではあったのですが、一度方向性が決まれば、皆さんからアニー構築に対する意見やアイデアは出てきました。座談会を開いてアイデアを集め、わかりにくい作業工程を加筆修正し、情報の共有を続けました。関通さんとの月に1回の導入支援でアドバイスをもらい反映をしていきました。周りからの声を取り入れて進めることで浸透が出来てきたと感じています。
社員とパートナーさんのコミュニケーションの場としても活用
アニーをご利用いただき、どのような効果がありましたか？
今までは、新しい顧問先様が決まった場合、税務担当者と相談しながら決めていくフローでしたので、時間がかかっていたり、パートナーさんが不明点を抱えたまま業務が開始されたりしていました。精神的な不安もかなりあったと思います。
アニー導入後は、慣れてない記帳先でも記帳が進めやすくなりました。Excelのマスタすらなかったような顧問先の記帳も、まずはアニーでマスタを作ろうという流れができました。
また、社員とパートナーさんのコミュニケーションの場としても活用できていると感じます。
アニーを導入したことで、パートナーさんからアイデアも出やすくなりましたし、更新頻度も上がりました。
導入時、数ヶ月かけて独自の形式やルールの作り込みの時間を設定しました。期間にして4ヶ月ほどです。その時は時間をかけすぎてしまったかなと思っていましたが、チェックリストの数が増えてきた今では、しっかり統一化されているのでだれが見てもわかりやすく、明快なチェックリストになってきているので、時間をかけた分がしっかり返ってきているなと感じています。
入力担当者だけではなく税務担当者もアニーを活用しています。例えば、税務担当者が変わるとき、もちろん引き継ぎは行っていますが、細かい引き継ぎの部分もアニーをみればしっかりわかるようになっていますから、その面でも効果は出ていますね。
入社して1ヶ月の新人さん（業界未経験）にも、手順がしっかり決まっているので、不慣れでも安心して入力が行えると好評です。
こんなこともありました。採用の面接時に「会計ソフトの入力や手順を学ぶための研修や仕組みはありますか」と質問されることが多くのですが、「当事務所は、アニーというチェックリストシステムがあるので、初めての作業でも安心して進めて頂けることができますよ。」と返答しています。実際にみなさん、アニーを使いながら入社してすぐに戦力として頑張ってくれています。
職員の成長スピードが上がる育成ツールにしていきたい
今後、更にどのようにアニーを活用していきたいですか？
職員の成長スピードが上がる育成ツールにしたいと思っています。
パートナーの方も、アニーを見ながら進めていく中でわからないことがあれば、リンク機能を使って動画を挿入し「この動画を見ればもっと内容が深くわかります」というようにして、どんどん学べる仕組みを作っていきたいと思っております。
現在は、ビジネスサポート部（記帳入力部門）で活用を進めていますが、今後税務側にもアニーを共有していくという考えがあります。受領資料の漏れが無いかなど、資料の状況を的確に把握したいので、お客様から資料を預かるというような資料整備の最初の段階にも役立てていけたらいいと思っております。
あとは、アニーを介して社内でコミュニケーションをとり、意見交換をさらに活発にしていくことや、もちろんマスタの精度も上げていきたいと思っております。
