決まったマニュアルがなかったため、精度のばらつきや時間的な負担がありました
通常業務である税理業務はもちろんのこと、近年は資産税業務に力を入れていて、地域ナンバーワンを目指しております。
一般のお客様のからの相談も多数寄せられており、力を入れて取り組んでいます。
その他にも創業支援‧資金繰り支援とMAS監査について分業体制で知識の深い専門スタッフが対応しており、会社全体でそのお客様の経営サポートができるような体制をとっています。
職員数はパートさんも入れて26名です。パートさんには記帳代行の入力補助作業や、相続関係の書類整理なども行ってもらっています。
また、一番の魅力は一緒に働く個性豊かなスタッフ達です。
アニー導入前のお悩みはどのようなものがありましたか。
記帳代行業務については、以前より属人化が問題となっていました。
担当職員の業務が立て込んでいて、お客様の試算表の作成が遅くなってしまったり、担当者が離職した場合に、事前に引き継ぎを行っていても、実際やってみると不明点が出てきたり、手順書があっても、状況が変わっているにも関わらずこちら側の情報がブラッシュアップされていないことによって、お客様にご迷惑をかけたりすることもありました。
また、新入社員教育についても、決まったマニュアルがなかったため、教えるスタッフによって精度のばらつきや時間的な負担がありました。
アニー導入により、この2点の問題点が解決され、業務の標準化と、新入社員育成にとても役立っております。
やはり属人化は大きな悩みのひとつでしょうか？
そうですね。この業界の多くはそうだと思います。
人でなければできないのが私たちのサービスではありますが、そうでない作業の部分まで属人化してしまうと、上述のように逆にお客様に迷惑をかけてしまうことがあります。
そこは悩みの種でしたので、アニーはこの問題点を解決するために活用できるシステムでした。
やるべき工程と次に何を確認すれば良いか、一目で確認ができる
わかりやすいと思いました。
顧問先情報と手順書はエクセルで作成してあったのですが、チェックする欄はないので、作業する前やしながら読んで終わりとなっていました。そのため、なかなかブラッシュアップもされずに情報が古くなってしまって、活用できていませんでした。
その会社の注意点や特色を主に記載してあったので、経験の浅いスタッフには、マニュアルとしては、情報不足であったと思います。
そうなると、また、その会社について分かるスタッフに口伝えで教えてもらうといったことになってしまいます。
その点アニーは自分がしなくてはいけない工程が見える化出来ていて、各自がやるべき工程と、次に何を確認すれば良いか一目で確認ができるので、分かり易いと思います。
また、毎月毎月使うことで、各自がブラッシュアップしながら作業を行えるので、情報は最新になるので、今までの課題が解決しました。
初めて入力作業を行うお客様においても、悩む時間が少なくなっている
アニーをご利用いただき、どのような効果がありましたか？
今の新人の方たちには、まず、アニーに書かれている通りにやってもらいます。
私が経験していたような形ではなく、アニーがあって、それをみれば新人でも作業ができるようにしています。
作業をする上で、気づいたことがあれば報告を上げてもらっています。
メモ欄に書いてもらったり、書き出したCSVを直してもらったりして、チェックリストをさらにわかり易い表現にブラッシュアップしています。
今年入った新人や後輩は、初めて入力作業を行うお客様においても、アニー見ながらとりあえずやってみることで、悩む時間が少なくなっていると感じます。
先輩に合わせて作業をしているとなかなか進まなかったり、悩んでいる時間があったりしたのですが、アニーによって、『迷う』」『止まる』などが減っている実感があります。
例えば、「アニーに書いてある、ここの処理の仕方がわからない」となれば、教える側もここの知識がないからだろうと気づき、そこを教えることができます。
また、ベテランの「これぐらいわかるだろう」の表現が無くなり、新人が自らチェックリストを使うことにより、わからない表現や手順を言語化出来てきています。
このことにより、誰でもわかる手順にブラッシュアップされ、教育面でも作業面でも効率的がアップしました。
稼働し始めたなと実感したのは、導入からどのぐらい経ってからでしょうか？
繁忙期の直前に利用を始めたので、繁忙期の時はどうしても業務に集中する方向に意識がいっており、確定申告が終わってから、実感できてきたという印象です。
「新人でもアニーを見て作業できるかな」というところまできたのが動き出してから3か月目くらい、業務を３回ほど回したときです。
手の空いている人が誰でもできるところまで持っていこうと考えています
手順ごとに細かく分けた方がいいとアドバイスいただいたのですが、実践できておらず、流れが全部一つのアニーになってしまっているため、そこを修正してさらなる活用をしていきたいです。
まだ入って間もない方には本当に最初の部分だけやってもらって、その先はこちらが引き継ぐ、といったことができるように、アニーの項目をもう少し細かく分けて、手の空いている人が誰でもできるところまで持っていこうと考えています。
地方において、他事務所様との差別化を図っていく必要があるかとお伺いしましたが、具体的にどのような事をお考えでしょうか。
我々が思う差別化は、「いかにスタッフ一人一人がお客様へ寄り添えるか」だと思います。
その為には、作業を減らし、「人財にどう光を当てるか」なのがと考えています。
やはり、最後は『人』、私は自分の事務所のスタッフが一番の自慢だと思っていますし、みんなお客様の方を向いた仕事を考え、お客様に寄り添える人財です。
もちろんお客様のためにと皆で協力して業務を進めているのですが、その結果、自分達のためにもなることと信じてやっています。
それを皆で共有できているからこそ、これだけの労力を割けるのだと思っています。
そういったところで差別化を図れていると言いたいです。
