担当者ごとに作業手順がバラバラの状態で、このままでは属人化が蔓延し続けてしまう
中小企業の継続と発展をめざし、マネジメントの普及活動を行っております。
中小企業の最も身近な存在と考え企業の発展と存続を支援しており、昨今は30代の経営者との接点が増加しています。
40％の割合が物販、中でもEC事業（ネット通販）を中心とされる企業様です。
起業から携わらせて頂く、創業支援にも尽力しております。
職員は35名で、うちパートスタッフは15名です。税務だけではなく、江成健一社労士事務所をグループ化しており社労士業務も行っておりますので、各専門性に優れたスタッフが一貫して対応提供できる環境です。
神奈川県小田原市に本社事務所を構えて創業から67年。創業当時からお付き合いの皆様も多くございます。
幅広い地域の皆様にお役に立つために、2021年に横浜に新オフィスを開設しより皆様に寄り添う対応を心掛けております。
▼税理士法人エナリ様 HP
https://enr-group.com/office/yokohama/
アニー導入前のお悩みはどのようなものがありましたか。
最初に導入した経緯としては、作業工程の標準化です。
作業にかかっている時間を削減したいと考えていました。
コンサル業務の割合の増加に伴い、そちらを伸ばしていきたいという思いがございましたが、本来の税務業務も継続的に品質を落とさずご提供しなくてはと、苦悶していました。
例として、某大手コンビニ運営をされている企業様の顧問契約が複数社ございます。
もちろん各顧問先様の対応は個別になるのですが、基本的な帳票などはコンビニ全店舗が共通です。
チェックするポイントを統一化できると作業効率も上がり、担当者によっての確認ミス、入力漏れなども無くしていけると思っておりましたが、現実は、店舗（顧問先）ごとに担当者が付き、さらにひとつの店舗の処理に複数人が携わる状態。また、担当者ごとに作業手順がバラバラの状態でした。このままでは属人化が蔓延し続けると不安を隠せずにいました。
体制を変えていきたいと常日頃考えている中、製販分離（製造部門と販売部門に業務を分けること）の考えを知りました。
ただ、業務の標準化もされていない中、そもそもどのように進めれば良いのかわからずにいたところ、チェックリストシステム『アニー』の考えに魅力を感じ、解決できる可能性を見出しました。
紙のチェックリストをアニーに置き換えたことで生産性が向上
アニーの説明を受け、実際の画面を見せていただいた段階でほぼ導入を決定しました。
シンプルで分かりやすい、誰でも理解しやすいツールだろうと。
動画サイトなどのLINKをつけることが出来るなど、今後、幅広く活用できるイメージが出来ました。
一つは月次の確認です。
月次の確認も、ベテランであれば当然の作業工程があります。
例えば、通帳残高と帳簿残高の突合であったり、売掛台帳の残高と試算表の売掛金金額の確認であったりといったところです。そのような当たり前のことでも活用しています。
当たり前のことでも実は、抜けや漏れが発生しやすいためです。
また、所長に申告書の確認を求める際、紙のチェックリストを添付して確認するフローがありましたが、現在は紙のチェックリストをアニーに置き換えています。
所長自身が確認しやすいこともあり、生産性向上にもつながっています。
未経験者でも早くに作業をさせることができるようになりました
他には、どんな効果がありましたか？
教育過程です。
会計事務所の問題として、経験者を採用しにくいことがあります。
経験者であれば、試算表の数字と実際の通帳の残高を突合させるのは当たり前の話ですが、全く未経験ですと、それが分からないのです。
アニーに計算方法のベースを作っており、「この流れが経理の基本だよ。」と言うような流れでアニーを使いながら覚えてもらいます。
口頭で教えていた事が無くなり、未経験者でもすぐに作業をさせることが出来るようになりました。
また、クラウドで管理できるのも仕事効率化に繋がっています。アニーは加筆修正が簡単にできるため、記帳入力チェックリストなど、都度修正を入れています。
例をあげますと、前払い費用を月々で費用計上していくとなったとき、別途管理するのではなくチェックリストの中に落とし込みます。これにより次月からの処理漏れが無くなります。
これは、クラウド上で簡単に加筆修正できるからこその管理手法だと思います。
アニーを導入してよかった点として、コミュニケーションがとりやすいこともあげられます。コロナ渦に伴い、在宅勤務が増えたことで、事務所を2拠点にしました。同じ場所だとコミュニケーションがとりやすいため、最悪チェックリストに落とし込んでいなくても担当者にすぐに聞くことができましたが、距離が離れていると、電話とメールがあるとは言っても、コミュニケーションが難しいです。アニーがあることで、チェックリストを通じてやりとりができるのも大きなメリットです。
チェックリスト化を広げ、業務の精度とスピードを上げます
社内の経理業務が属人的になっておりますので、チェックリスト化を進めています。
あとは、一部の顧問先様に、こちらで作成したアニーのチェックリストを印刷して紙でお渡しているのですが、それを広げていこうかなと考えております。
こちらからの要望をチェックリスト化してくことで、その後の決算書作成の精度とスピードが変わります。
拠点を増やし対応地域を広げたこともあり、新しい顧問先様も増えております。
ただ、新しい拠点はあくまでも窓口になりますので、作業は今まで通りの小田原事務所でやってもらいます。そのためにも作業をどんどんチェックリスト化していく予定です。
